[H-verkko] Agricolan kirja-arvostelut: Miten arkistot syntyvät?

[agricola at utu.fi]

Agricolaan on lähetetty uusi kirja-arvostelu:
---------------------------------------------------------
Matti Mieskonen <mtmies at utu.fi> Jatko-opiskelija, arkistosihteeri, Turun
yliopisto, Suomen historia
---------------------------------------------------------
Arvosteltavana:
Henttonen, Pekka: Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Avain/BTJ Finland,
2015. 300 sivua.


Miten arkistot syntyvät?
---------------------------------------------------------

Pekka Henttosen teos on tervetullut avaus suomalaiseen asiakirjahallinnan ja
arkistotoimen tutkimukseen. Ensisijaisesti asiakirjahallinnan opiskelijoille
suunnattu oppikirja on inspiroivaa luettavaa myös arkistoalan työntekijöille.

Alkuun on syytä tehdä muutama käsitteellinen huomio. Arvosteltavan kirjan
nimi kuuluu Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Asiakirjahallinta onkin
hyvä termi kuvaamaan asiakirjojen dokumentoinnin ja tutkimuksen nykyluonnetta.
Suomalaisessa keskustelussa asiakirjahallinnan käsite on silti suhteellisen
nuori ja jäänyt viime aikoihin saakka arkisto-termin varjoon. Arkistotoimi ja
asiakirjahallinta ovat Suomessa perinteisesti olleet hyvin lähellä toisiaan,
minkä seurauksena arkisto on vakiintunut molempiin viittaavana
yleiskäsitteenä. Nimenmuutos leijuu ilmassa, mistä Henttosen tutkimuskin
viestii. Tämän arvostelun puitteissa viittaan asiakirjahallintaan ja
arkistoihin silti jokseenkin samansisältöisinä.

Pekka Henttonen avaa tutkimuksensa toteamalla, että “asiakirjat ovat
päivittäisen työn välineitä, joihin harva kiinnittää suurta huomiota”.
Väitteestä voidaan yleisesti ottaen olla montaa mieltä, mutta se kuvaa
osuvasti asiakirjahallinnan tutkimuksen tähänastista historiaa. Moderni
arkistotiede syntyi jo 1800-luvun lopulla, mutta arkistotieteilijät tulivat
pitkään lähes yksinomaan ammattikunnan sisältä. Useat tieteenalan
kehitykseen keskeisesti vaikuttaneet tutkijat olivat ammatiltaan
asiakirjahallinnan alueella toimineita valtion virkamiehiä. Myös Suomessa
arkistoalan tärkein kouluttaja ja tutkimuksen instituutio on ollut
Valtionarkisto, eli nykyinen Arkistolaitos. Paremminkin voisi siis todeta, että
asiakirjat ovat päivittäisen työn välineitä, joihin akateeminen tutkimus
harvemmin on kiinnittänyt huomiotaan.

Kuva: Arkistolaitos.

Viimeisten vuosikymmenten aikana yliopistot ovat kuitenkin yhä
määrätietoisemmin alkaneet ottaa osaa asiakirjahallinnan ja arkistojen
merkityksestä käytävään keskusteluun. Tämän päivän tärkeimmät
arkistotieteilijät, keskeisimpinä David Bearman ja Luciana Duranti, ovat
saapuneet arkistokentälle ammattikunnan ulkopuolelta. Myös Pekka Henttonen
toimii tutkijana Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen yksikössä ja hän
on myös yksi suomalaisista asiakirjahallinnan alueelta väitelleistä, joiden
kokonaismäärä voidaan laskea yhden käden sormilla. Tässä mielessä
Henttonen eroaa esimerkiksi Eljas Orrmanin ja Jari Lybeckin kaltaisista
arkistotutkijoista, joilla on vahva tausta Arkistolaitoksessa.

Asiakirjahallinnan akateeminen tutkimus on Suomessa kokonaisuudessaan verraten
nuori ilmiö. Tämän vuoksi ei ole ihme, ettei Henttosen kirjan kaltaisia
johdantoteoksia aikaisemmin ole meillä ilmestynyt. Suomalainen arkistoalan
julkaisutoiminta on ollut epäsäännöllistä ja arkistoalan sisäiseen
keskusteluun taipunutta. Oppikirjoja on ilmestynyt useampia, mutta luonteeltaan
ne ovat olleet pikemminkin arkistoalan työntekijöille suunnattuja
pragmaattisia ohjeita kuin arkistoteoreettiseen problematiikkaan johdattaneita
tutkimuksia.

Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen on käännekohta suomalaisessa
arkistotieteessä kahdessa mielessä. Ensinnäkin se on osoitus siitä työstä,
jonka suomalainen asiakirjahallinnan ja arkistotieteen yliopistollinen tutkimus
viimeisten kahden vuosikymmenen aikana on tehnyt. Suomalaiset arkistotutkijat
ovat olleet jo pidemmän aikaa aktiivisia varsinkin kansainvälisillä
julkaisufoorumeilla, ja nyt ilmestyneeseen oppikirjaan ovat Henttosen lisäksi
kirjoittaneet myös Marjo Valtonen ja Tytti Voutilainen. Toisekseen teos
osoittaa uutta suuntaa Suomessa jatkossa käytävälle arkistotieteelliselle
keskustelulle, joka varmasti tulee olemaan yliopistojen roolien kasvaessa
aikaisempaa vireämpää. Asiakirjahallinnan ja arkistotieteen opintoja voi
nykyään suorittaa Tampereen lisäksi Turun, Joensuun, Jyväskylän ja Oulun
yliopistoissa. Turun yliopistossa on tällä hetkellä käynnissä myös
suomalaisiin arkistoinstituutioihin keskittyvä akatemiaprojekti. Sen sijaan
Arkistolaitos lopetti ylemmän arkistotutkinnon tarjoamisen keväällä 2014.

Länsimaisen arkistotieteen historiaa

Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen jakaantuu pääpiirteittäin kahteen
osaan: arkistoteoreettisten ajatusten historiallisen kehityksen tarkasteluun ja
asiakirjahallinnan rooliin organisaatioiden käytännön toiminnassa. Oman
lukunsa on saanut lisäksi historiallisten päätearkistojen asema
kulttuuriperintönä.

Ensimmäisessä osassa lukijalle tarjoillaan mittava katsaus asiakirjahallinnan
historiaan. 10 000 vuotta sitten Lähi-idässä alkunsa saaneista alkeellisista
kirjanpitomenetelmistä matkataan Keisari Justinianuksen lakikokoelman
arkistomääritelmien ja 1800-luvun historiatieteellisten painotusten kautta
postmodernistisiin käsityksiin asiakirjahallinnan olemuksesta.
Asiakirjahallinnan tutkimuksen kehitys, tutkimuksen eri suuntaukset,
teoreettiset mallit ja asiakirja-aineistojen arvonmäärityksen problematiikka
on jaoteltu omiin lukuihinsa. Vaikka samat aiheet kertautuvat useammassa
luvussa, toiston vaikutelmaa ei onneksi liiemmälti pääse syntymään.

Johdantotyyppiselle tutkimukselle ominaisesti Henttonen keskittyy arkistotieteen
keskeisiin klassikoihin ja alaan laajimmin vaikuttaneisiin teoreettisiin
suuntauksiin. Tutkijoista varsinkin Hilary Jenkinson ja Theodore R. Schellenberg
saavat paljon tilaa, samoin länsimaisen arkistotieteellisen ajattelun
peruskiveksi muurattu provenienssiperiaate sekä ajatus asiakirjallisen tiedon
elinkaaresta. Kyseisten tutkijoiden ja teorioiden vaikutus arkistotieteen ja
käytännön asiakirjahallinnan kehitykseen on epäilemättä ollut kiistaton.
Jatkotutkimuksen tehtävänä olisi tulevaisuudessa silti hyvä selvittää,
onko edellä mainittujen auktoriteettiasema todella ollut niin täydellinen kuin
arkistohistoriallinen tutkimus tavallisesti antaa ymmärtää ja minkälaisen
käsityksen myös Henttoselta selvästi saa. Toinen kysymyksiä synnyttänyt
seikka on Henttosen keskittyminen lähes yksinomaan länsimaiseen keskusteluun.
Olisi ollut mielenkiintoista tietää, millä tavoin tämä rajaus on
perusteltu. Asiakirjoja on käsitelty jo pitkään ympäri maailmaa, mutta onko
niin, ettei asiakirjahallintaa ole tutkittu länsimaiden ulkopuolella? Vai onko
rajaus mahdollisesti syntynyt sen pohjalta, mitkä suuntaukset näkyvimmin ovat
vaikuttaneet suomalaisen arkistokulttuurin kehittymiseen?

Historialliselle katsaukselle tyypillisesti uusimman ajan tutkijoiden –
keskeisimpänä mm. Terry Cook – käsittely jää ajallisen etäisyyden
puuttuessa vähemmälle huomiolle ja pintapuolisemmaksi. Johdatus
asiakirjahallinnan tutkimukseen esittelee joka tapauksessa ensimmäisenä
suomenkieliselle lukijakunnalle laajasti kansainvälistä arkistotieteellistä
tutkimusta. Henttonen itse toteaa esipuheessaan, että yksi hänen tutkimuksensa
tavoitteista on ollut madaltaa kynnystä kansainvälisen kirjallisuuden
lukemiseen, ja tässä hän epäilemättä myös onnistuu.  Tämän vuoksi
olisi silti myös toivonut, että kirjan loppuun olisi lisätty
henkilöhakemisto, joka tutkimuksen korkealaatuisen viittauskäytännön ja
massiivisen lähdeluettelon huomioon ottaen muutenkin olisi ollut paikallaan.

Oppikirja ja opas

Tutkimuksen ensimmäisen puoliskon saattaa kuka tahansa asiakirjoista,
arkistoista ja itsensä sivistämisestä kiinnostunut mielellään lukea läpi.
Toinen puoli sen sijaan keskittyy asiakirjahallinnan tämän hetken haasteisiin
ja käytäntöihin, jotka eivät välttämättä samalla tavalla puhuttele
laajempia lukijaryhmiä. Käsiteltäväksi tulevat muun muassa sähköiset
asiakirjajärjestelmät, kirjaaminen, asiakirjojen erilaiset
luokitusjärjestelmät ja internetin vaikutus tulevaisuuden asiakirjahallintaan.
Organisaatioiden toimintakulttuureihin nivoutunut asiakirjahallinnan käsittely
on paikoitellen hyvin seikkaperäistä, mikä saattaa aiheuttaa
ymmärtämisessä hankaluuksia myös niille opiskelijoille, joilla ei ole
käytännön työkokemusta alalta.

Oppikirjana Henttosen tutkimus on silti erittäin onnistunut. Kuten todettua, on
tähän asti suomenkielinen asiakirjahallinnan ja arkistotieteen tutkimus
puuttunut lähestulkoon täydellisesti. Yliopistoissa ainetta opiskelleet ovat
opetussuunnitelmien mukaisesti tutustuneet kansainväliseen kirjallisuuteen,
mutta hajanaisista artikkeleista muodostunut kuva on väkisinkin jäänyt
fragmentaariseksi. Asiakirjahallintaan liittyvä kirjava kansainvälinen
käsitteistö on myös hankaloittanut vieraskielisten tutkimusten
lähestymistä. Esimerkiksi Yhdysvalloissa arkistolla viitataan
asiakirjahallinnasta erilliseen historialliseen kokoelmaan, kun taas Suomessa
rajaa asiakirjahallinnan ja arkistotoimen välillä on usein vaikea hahmottaa.
Henttonen on ottanut myös tämän haasteen huomioon avatessaan kokonaisen luvun
verran asiakirjahallinnan peruskäsitteitä.

Oppikirjan lisäksi Johdanto asiakirjahallinnan tutkimukseen on hyödyllinen
lukukokemus jo valmiiksi asiakirjahallinnan alueella työskenteleville. Kyse ei
ole varsinaisesta ammattikirjallisuudesta, vaan oppaasta, joka auttaa oman
ammattikunnan historiallisen merkityksen hahmottamisessa ja ammatti-identiteetin
vahvistamisessa. Esimerkiksi julkisella sektorilla asiakirjahallinnan alueella
työskentelevä perustaa ns. ammatillisen ajattelunsa hyvin voimakkaasti
Arkistolaitokselta tuleviin normeihin sekä eri lakeihin ja säädöksiin. Myös
koulutuksensa hän on mitä todennäköisimmin hankkinut Arkistolaitoksen
kursseilla. Hoitaessaan tehtäviään asiakirjahallinnan toimihenkilö törmää
perinteisesti kolmeen stereotyyppiseen asenteeseen: jotkut haluavat säilyttää
kaikki asiakirjat ikuisesti, toiset hävittää kaiken mahdollisimman nopeasti
ja kolmannelle asiakirjahallinnan rooli organisaation toiminnassa on jokseenkin
yhdentekevä. Ulkoa käsin tulleiden normien ja säädösten avaaminen
organisaation sisällä on haastavaa, sillä asetuksia laatineilla
viranomaisilla ei ole Suomessa tapana julkisesti perustella päätöksiään.



Kuva: Wikimedia Commons

Arkistoalan työntekijöitä pidetään usein pragmaattisina. Näin asia saattaa
usein myös olla, mutta syy pragmaattisuuteen saattaa hyvin löytyä
arkistotoimen periaatteita tiukasti määrittelevistä asetuksista.
Arkistotyöntekijästä saattaa tässä tilanteessa tulla tahdoton olento, joka
ei tohdi kyseenalaistaa ylhäältä päin tulleita sääntöjä, koska pitää
niitä muuttumattomina. Henttosen tutkimus antaa varsinkin julkishallinnon
arkistotyöntekijöille perspektiiviä siitä, etteivät suomalaiset
käytännöt ole universaaleja, vaan asiakirjoihin ja niiden säilytykseen on
olemassa monta eri näkökulmaa. Asian ymmärtäminen auttaa varmasti niissä
jokapäiväisissä tilanteissa, kun arkistotoimen tulee tehdä omaa
tarkoitustaan muulle organisaatiolle ymmärrettäväksi. Toisekseen oman
ammattikunnan historian tunteminen on omiaan kasvattamaan ammattiylpeyttä, joka
arkistotyöntekijöiden keskuudessa ei – ainakaan tietääkseni – ole
erityisen tunnettua.

Edelleen Henttosen tutkimusta voi lähestyä metodikirjallisuutena, josta
varsinkin historiantutkijat voivat saada paljon irti. Historiantutkijat ovat
pitkään lähestyneet arkistoja alkuperäislähteinä, joiden välittämän
tiedon objektiivisuuteen on vakaasti luotettu. Postmodernismin myötä ajatukset
arkistojen totuudenmukaisuudesta ovat problematisoituneet, mutta tutkijoiden
keskuudessa usko arkistoaineistojen luotettavuuteen on säilynyt edelleen
voimakkaana. Harvat tutkijat todennäköisesti ovat tietoisia siitä, miten
esimerkiksi viranomaisten asiakirja-aineistot ovat muotoutuneet niiksi
kokoelmiksi, jotka lopulta säilyvät historiallisissa päätearkistoissa.
Historiantutkijoiden olisi hyvä ymmärtää, että arkistot eivät synny
tyhjästä, vaan niillä on oma – ajasta ja paikasta riippuvainen –
elinkaarensa, joiden muodostumiseen vaikuttavat myös useat vallankäytön eri
muodot.

Vaikuttava, mutta raskastekoinen tutkimus

Pekka Henttonen on kirjoittanut vaikuttavan tutkimuksen, jossa arkistotieteen
kehityksen historia ja nykyisen asiakirjahallinnan teoreettiset lähestymistavat
tulevat perusteellisesti läpikäydyiksi. Ulkoasultaan varsin kevyeltä
vaikuttava kirja on todellisuudessa melkoinen pikkujättiläinen. Henttosen
tyyli pysyy loppuun saakka tiukan toteavalla linjalla. Lukijan on melkoisen
mahdotonta päätellä, minkä arkistoteoreettisen koulukunnan kannattajaksi
hän itse lukeutuu. Tämän kaltainen puolueettomuus on johdantoteokselle hieno
saavutus. Jos kirjoittajan persoonallisemmista ajatuksista tahtoo saada
tarkemman selvyyden, kannattanee tutustua hänen blogiinsa ja aikaisempaan
tuotantoonsa.

Kieltää ei toisaalta myöskään voi, etteikö asiakirjahallinnallisen tiedon
pedantti läpikäynti olisi paikoitellen jossain määrin raskassoutuista.
Tämä koskee sellaistakin lukijaa, joka tuntee teosta kohtaan taustansa vuoksi
suurta ammatillista mielenkiintoa. Tietolaatikot ja kuviot selkeyttävät
paikoitellen pitkiin kappaleisiin hukkuvia ydinajatuksia, mutta eivät juuri
muuten tarjoa kevennyksiä. Varsinkin tutkimuksen alun historiaosioiden jälkeen
suuret ja selkeät linjat vaihtuvat monenkirjavan nippelitiedon käsittelyyn.
Henttonen ei yritä miellyttää raflaavilla tarinoilla arkistohistorian
kuriositeeteista tai anna lukijan muutenkaan “viivähtää” tarinan
ääressä, kuten nykyajan popularisoituvassa tiedekirjallisuudessa usein muuten
on tapana. Tätä ei silti voi lukea kirjoittajalle synniksi, sillä
asiakirjahallinta ei luonteeltaan ole mitenkään erityisen kevyt aihe.
Suomalaiselle asiakirja- ja arkistoalan koulutukselle Pekka Henttosen tutkimus
tulee suureen tarpeeseen. Omasta puolestani suosittelen kirjaa lämpimästi
kaikille niille, jotka opintonsa ovat jo suorittaneet ja viettävät
työpäiviään asiakirjahallinnan parissa.

---------------------------------------------------------
Tämä arvostelu on luettavissa ja kommentoitavissa Agricolan
arvostelujulkaisussa osoitteessa
http://agricola.utu.fi/julkaisut/kirja-arvostelut/