[Yk-yhdistys] Hallituspaikkojen kuvaus

[Niina Kärkkäinen]

Turun YK-yhdistyksen hallituspaikkojen kuvaus

Hallitukseen valitaan puheenjohtajan lisäksi kuusi varsinaista jäsentä ja enintään kolme varajäsentä. Kunkin tehtäväkuvauksen kohdalla lukee tehtävää tällä hetkellä hoitava henkilö, jolta voi kysellä lisätietoja. Tehtävien kuvaukset ja työnjako perustuvat tämänhetkiseen todellisuuteen ja/tai hyväksi havaittuihin käytäntöihin, eivätkä siten ole muuttumattomia. Niitä voidaan muuttaa aina yhdistyksen sen hetkisen tilanteen mukaan syyskokouksessa ja myös vuoden aikana hallituksen työskentelyssä. 

Puheenjohtaja
- Kutsuu kokoukset koolle, suunnittelee kokoukset ja toimii niissä puheenjohtajana. 
- On viime kädessä vastuussa yhdistyksestä, sen toiminnasta ja toiminnan    
  laillisuudesta.
- Suunnittelee ja kehittää yhdistyksen toimintaa pitkällä tähtäimellä yhdessä muiden yhdistyksen jäsenten kanssa.
- Laatii syyskokoukseen seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja on mukana    
  suunnittelemassa seuraavan vuoden talousarviota. Kirjoittaa kevätkokoukseen 
  edellisen vuoden toimintakertomuksen.
- Tärkeää on olla myös perillä kaikista projekteista ja tapahtumista joihin yhdistys   
  osallistuu, ja pitää lankoja käsissään.
- Puheenjohtaja toimii yhdistyksen edustajana ulospäin sekä on usein yhteyshenkilö yhdistyksen yhteistyötahoihin nähden.
- Puheenjohtajalla on nimenkirjoitusoikeus. 

Varapuheenjohtaja
- Hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt. Huom. jotta kokous olisi 
  päätösvaltainen, joko pj:n tai vpj:n on oltava paikalla.
- Tukee puheenjohtajaa ja toimii tämän oikeana kätenä esimerkiksi suunnittelemalla 
  yhdessä pj:n kanssa vuoden toimintakalenterin.
- Varapuheenjohtajalla voi olla vastuullaan jokin/joitakin yhdistykselle tärkeitä projekteja.
- Varapuheenjohtajalla on nimenkirjoitusoikeus.

Sihteeri
- Kirjoittaa kokouksista pöytäkirjat.
- Tiedottaa kokousten päätöksistä jäsenistölle.
- Huolehtii yhdistyksen postista.
- Huolehtii jäsenrekisteristä ja sähköpostilistoista.
- Sihteerillä on nimenkirjoitusoikeus.

Taloudenhoitaja
- Huolehtii yhdistyksen juoksevista talousasioista.
- Tekee syyskokoukseen seuraavan vuoden talousarvion ja kevätkokoukseen  
  tilinpäätöksen.
- Tekee yhdistyksen avustushakemukset yhdessä pj:n/vpj:n kanssa.
- Pitää hallituksen ajan tasalla yhdistyksen talousasioissa.
- Taloudenhoitajalla on nimenkirjoitusoikeus.

Tiedottaja/ ulkoinen tiedotus
- Yhdistyksen lehden UNiikin toimittaminen.
- Yhdistyksen kotisivujen tekeminen ja päivittäminen.
(- Suhteiden ylläpitäminen muihin järjestöihin, erityisesti SYKLI ja YK-liitto)

Tiedottaja/ sisäinen tiedotus
- Mainosten suunnittelu yhdistyksen tapahtumista.
- Tylkkärin järjestöpalstalle kirjoittaminen.
- Muiden järjestöjen tapahtumista tiedottaminen YK-yhdistyksen jäsenille.

Tiedottajien kesken voidaan tarkemmin sopia tehtävänjaosta varsinkin erilaisten tapahtumien tai projektien tiedotukseen liittyen. Suhteiden ylläpidosta muihin järjestöihin voivat vastata käytännön syistä myös muutkin kuin tiedottajat, eli esim. pj, vpj, Eritrea- tai mamu-vastaava.

Projektivastaava
- Projektivastaava voi yhdistyksen kulloisenkin tilanteen mukaan keskittyä joko Eritrea- tai mamu-projektiin.
- Projektivastaava voi myös olla yleisesti kaikista yhdistyksen projekteista vastaava henkilö, 
  mikä vaatii lähinnä delegointia, ideointia ja toteutuksen järjestämistä – kaikkea ei 
  siis ole tarkoitus tehdä itse.
- Keväällä Eeva-Leena oli mukana sekä mamu-  että Eritrea-projekteissa, Tiia taas on keskittynyt enemmän Eritrea-projektiin.

Varajäsen, mamu-projekti 
- Maahanmuuttajatoiminnan suunnittelu ja kehittäminen sekä toteutuksesta vastaaminen yhdessä mahdollisen toisen mamu-vastaavan kanssa.
- Yhteydenpito maahanmuuttajajärjestöihin ja muihin mamu-yhteistyötahoihin

Varajäsen, Eritrea-projekti 
- Eritrea -projektin suunnittelu ja toteutuksesta vastaaminen yhteistyössä mahdollisen toisen Eritrea-vastaavan kanssa.

Käytäntö on osoittanut, että sekä mamu- että Eritrea-projektilla olisi hyvä olla kaksi vastuuhenkilöä. Näin siis ainakin, jos halutaan viedä projekteja aktiivisesti eteenpäin niin, ettei yhdelle henkilölle kasautuu liikaa työtä.

Varajäsen, myyjäisvastaava
- Myyjäisvuorojen varaaminen ja myyjäisten organisointi.
- Yhdistyksen emäntänä toimiminen myös esim. seminaarien tai juhlien tarjoilujen järjestämisessä.